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提 纲
1、GMP文件的概念；
2、GMP文件管理；
3、GMP文件的分类；
4、GMP文件的编制；
5、GMP文件编制的格式；
6、GMP文件的编号管理。
文件是GMP的重要组成部分，我国GMP1998年版第八章文件共有5个条目，分别规定了“药品生产企业应有生产管理、质量管理的各项制度和记录”、“制定文件的程序”、“制定生产管理和质量管理文件的要求”。
文件系统是制药企业GMP软件的基础。一个运行良好的制药企业不仅靠先进的设备等硬件支撑，也要靠管理软件来运转。管理软件的基础就是附着在GMP管理网络上的文件系统。
文件管理则是制药企业质量保证体系的重要部分，质量保证来自制药企业各个系统的健全和运转，而文件管理则是制药企业绝对不可缺少的。
第一节 GMP文件的概念
1、《辞海》对文件的解释是：①公文、信件之类。如：保管好文件。②计算机的一个专用名词。a.指由若干相关的记录构成的集合。若干项目构成一个记录。若干记录构成一个文件。
2、广义文件：文件一般指由法定机关、单位印发的，用来处理公务活动，并具有特定格式的书面文字材料。根据文件的适用范围，可分为通用文件和专用文件。通用文件是指党政机关在共同的公务活动中形成的文件，其具有统一的用途、格式和一定的办理程序。专用文件是指在各专业活动中形成，在本专业范围内使用的文件，除使用范围外，还表现在文件处理程序和格式上与通用文件不同。
3、GMP文件：《中华人民共和国药品管理法》规定：药品生产企业必须按照国家药品监督管理部门制定的《药品生产质量管理规范》的要求，配备相应的设施和设备，制定和执行保证药品质量和规章制度、卫生要求。在这里，“制定和执行保证药品质量和规章制度、卫生要求”可以视为GMP的软件，而这个软件的核心是文件系统的完备和执行。
定义：制药企业的文件（GMP文件）是指一切涉及药品生产管理、质量管理的书面标准和实施中的记录结果。WHO药品生产质量管理规范（1992年）对文件的原则提法是：文件是质量保证体系的基本部分，它涉及GMP的所有方面。其目的在于确定所有物料的规格标准、生产和检验方法；保证与生产有关的所有人员知道做什么，何时做；保证授权人具有足够的资料决定一批药品是否发放；提供可对怀疑有缺陷产品的历史进行调查的线索；GMP文件没有固定的格式，它的设计和使用取决于生产企业。
提制药企业的文件系统是指贯穿于药品生产管理全过程，连贯有序的系统文件。
第二节 GMP文件管理
1、GMP文件管理的目的
用书面的程序进行管理是现代管理的一个特征。实施GMP的一个重要特点就是要做到一切行为以文件为准；按照GMP的要求，生产管理和质量管理的一切活动，均必须以文件的形式来体现。也就是说，行动可否进行，要以文字为依据。建立一套完备的文件系统可能避免语言上的差错或误解而造成事故，使一个行动如何进行只有一个标准，而且任何行动后，都有文字记录可查，做到“查有据，行有迹，追有踪”。建立完备的文件系统可以明确质量管理系统的保证作用，提供各种标准规定，追踪有缺陷的产品；建立完备的文件系统也可以使管理走上程序化、规范化，使产品质量和服务质量切实有保证。
综上所述，建立完备的文件系统，其主要目的在于：
（1）明确规定保证高质量产品的质量管理体系。这是GMP三大目标要素之一；
（2）行动可否进行以文字为准，避免纯口头方式产生错误危险性。
（3）一个行动如何进行只有一个标准，保证有关人员收到有关指令并切实执行，规范操作者的行为，保证对GMP的遵循，文件系统提供各项标准规定。
（4）任何行动后均有文字记录可查，可以对不良产品进行调查和跟踪，为追究责任、改进工作提供依据。
（5）书面的文件系统有助于对企业成员进行GMP培训，保持企业内部良好的联系，有助于GMP认证工作的进行。
（6）文件系统的建立与完善，促使企业实施规范化、科学化、法制化管理，促进企业向管理要效益。
总之，制药企业实行文件管理的目的是保证企业生产经营活动的全过程按书面文件规定进行运转。明确管理责任，如实反映执行情况，减少因用口头方式交接产生差错的危险，保证工作人员按文件正确操作，并能积累每批产品的全部资料和数据。
制药企业建立和不断完善文件系统，加强文件管理，既是实施GMP的需要，也是GMP认证的需要，归结到一点，是保证人民用药安全有效的需要。
2、GMP文件管理的内容
文件管理是指文件的起草、修订、审查、批准、培训、执行、分发、印制、保管及销毁管理活动。
未经批准的文件、不符合公司统—格式的文件以及旧版本的文件均视为无效文件。
（1）文件的起草
文件的起草由文件主要使用部门指定专人负责，以保证内容的全面性和准确性。起草者填写《文件编写／修改申请表》提出新文件的草稿或已有文件的修改方案，该部部长签字后送质量保证部审核。
（2）文件的会稿
文件草案应由文件审核部门组织会稿。会稿人员应由文件的起草人、使用人、相关使用人及相关管理人员组成。由文件的审批部门确定文件的会稿方式，分会议审核方式、文稿流转审核方式。会稿时使用《文件编写/修改会稿记录》；会议审核方式：由文件的审批部门组织文件的使用人，相关使用人及相关管理人员的代表进行讨论审查，会议审核要有会议记录，记录参加会议的部门、人员及审查结论。文稿流转审核方式：由文件的审批部门填写文件会稿记录，分别将文件交会稿人审查，最后由文件审批部门将会稿意见汇总，得出审核结论。参加会稿人员收到文件草稿及会稿单后，于三天内提出意见定在会稿记录，签名后返回组织会稿部门。由文件的起草人根据会稿意见修订，形成文件草案报批稿，连同会稿单一并交文件管理员。文件会稿应确定文件印制总份数，文件分发单位。
（3）文件的审批
文件的审核人、批准人及执行签字人规定如下：原则上文件的审核为起草部门的部长，批准为上一级负责人、质量保证部部长填写执行日期并签字，执行日期一般应在批准日期的第七天后(节假日顺延)，在这段时间内由文件使用部门组织新文件的培训。所有管理标准类文件中属质量管理及与GMP相关的程序必须由分管质量工作的质量总监批准执行，其余管理类文件由各分管副总经理批准执行，质量保证部部长填写执行日期并签字。质量标准由质量保证部部长审核，质量总监批准，质量保证部部长填写执行日期并签字。验证计划、验证方案和验证报告的审核、批准执行《验证管理规程》。工艺规程由生产部部长审核，生产技术副总经理批准，质量保证部部长填写执行日期并签名。
所有文件应有起草、审核、批准人签字，并注明日期，日期统一格式为 ****年**月**日。
文件的批准人根据会稿意见审批文件，并将己批准的文件及时交质量保证部，由质量保证部统一签发文件。
（4）文件的印制
文件印制的基本要求：文件印制不允许手抄写。文件的印制方式：印刷、复印，印制的文件必须经过两人核对无误，签字后方可使用，印制件必须清晰，易识读。每份复印的文件必须对复印件进行编号，便于管理和回收。文件必须经批准后方可允许复印。
文件印制程序：生产质量管理文件经审核批准后由质量保证部负责印制，达到上述要求后方可发放；需委托外印的文件和记录一律由实施部门报印刷计划，送交质量保证部，经批准印刷后，送印刷厂印刷。印刷的文件、各种记录、状态标记、凭证等需经两人核对无误后方可颁发使用；部门职责及岗位职责经批准后，由总经办复制，按职务(或岗位)分发。
（5）文件的发放：文件一经批准，由文件管理员根据需要，复印相应的份数。文件的原件保存在QA档案室(盖上“原件”)印章，使用部门发给复印件(盖上“复印件”印章)。；文件管理员及时将文件发放到相关人员或部门。同时收回旧版本的文件，详细填写《文件发放／收回控制单》。文件分发部门为文件的主要起草、使用部门和相关部门。总索引由文件管理员更新。接收人需对照有关索引检查文件的编码、版本号、执行日期。各部门主管应有一份现行文件目录，每半年清查一次，如有变更，重新发放。对于新程序或修改后的文件，档案室应在目录中作记号“*”。记录为文件的组成部分，对文件的所有操作（起草、审核、批准和执行）均包括记录。为便于管理，空白记录样张均附在相应文件后。
（6）文件的培训
新文件必须在执行之日前进行培训并记录；培训者原则上为文件的起草者、审核者或批准者，由使用部门组织；必须保证使用者均受到培训，且能正确执行文件。
（7）文件执行与检查
员工必须按照现行的有效版本文件规定进行操作，QA负责监督检查文件执行情况，并有权纠正错误。未经批准的文件、不符合公司统一格式的文件以及旧版本的文件均视为无效文件。
文件管理员每半年一次向各相关部门提供现行文件索引，以保证现行文件的完整性，并避免使用过时的文件。
对文件的任何改动均应有签字并注明日期，经文件的批准人批准。
所有记录如有修改，需另行记录，以记录应能反映在文件上，并劝修改人签字,注明修改日期。
如果文件采用自动控制或管理系统记录，仅允许授权人操作。
（8）文件的保管归档
文件归档包括现行文件归档和各种结果记录归档。
QA档案室保存现行文件原件及文件签收单，其样本根据文件变更情况随时更新，并记录在案。
各种记录一旦完成，按种类归档，并存档至各文件规定日期以便准确追踪，并认真填写《文件归案登记表》。
对于一些主要文件，如批生产记录，偏差处理记录等，应定期进行分析评价，为工艺改进提供准确依据。
各种归档文件应建立索引登记以便追踪、调用。
（9）文件的撤销及变更控制
文件一经变更，原文件应予以撤销收回，并将新文件发放一份给相关部门，对撤销的文件除档案室留一份外，其余销毁。
任何文件未经批准不得进行更改。
变更的提出：任何与文件有关的人都可以提出变更，填写《文件编写／修改申请表》。但在文件变更之前仍按原程序执行。
变更的审批：由质量保证部部长评价变更的可行性并批准变更，履行变更手续。变更的执行：按照变更审批意见执行变更，变更过程可视为一份新文件起草。
变更管理：QA文件管理员应负责检查文件变更引起的其它相关的变更并及时调整。变更记载：文件的任何变更，由QA文件管理员详细进行记录,以便追踪检查。
（10）总索引
QA文件管理员必须保存一份所有文件母件的总索引。
当签发、修订、收回、复审了一份文件后，其索引应立即更新。
索引的详细内容如下：文件编码、文件名称、起草人、审核人、批准人、执行日期、复审日期；文件管理员给出一份文件的新的编号后，在正式发放前，应将号码手书于索引中。
（11）额外副本的发放
各部门如需要(包括那些不在原始发放单位上的部门)可要求某—份管理程序或SOP的额外副本。任何申请额外副本的要求，由部门主管及质量保证部部长核准转交文件管理员。任何部门或个人申请提供额外副本时，文件管理员应分配其一个副本号，并更新发放单，以便反映实际分发情况。
除档案室文件管理员外，任何人不得以个人的名义擅自复印任何文件。
（12）文件复审
所有的文件在生效两年时完成复审，若有必要可随需要复审。
文件管理员应在每季度末将下季度需复审的文件清单打印分发给各部门有关人员复审。
标准类文件不再使用或与其它标准类文件合并，视同文件变更，按文件变更程序处理。
如果文件生效两年时没有完成复审，由文件管理员通知相关部门主管及质量保证部部长，以督促复审的及时完成。
（13）文件保存期限
所有记录(如：批生产记录、检验记录)以记录完成日期算，—般保存至产品有效期后一年。
过期工艺规程、质量标准应长期保存。
自检报告保存五年，验证文件资料保存六年。
（14）打印存盘
所有文件以文件编码作为文件名存盘。
（15）文件查阅
各部门若需借阅某文件，需有部门经理签字，由文件管理员办理借阅手续。
查阅人应作查阅登记，并在文件查阅记录上签字。
（16）文件销毁
属于要销毁的文件：文件编制过程中的草稿，打印过程中的草稿。回收的旧版文件，归档—份后的其余文件。其它废止或过保存期的文件。
确定过期的文件，应由文件管理人员造册，经质量保证部部长审核，质量总监批准签字后方可销毁。
重要保密文件，由档案室指定专人销毁，并有两人监销，同时填写《档案文件资料销毁记录》。
其它文件，由颁发部门收集清点，填写《档案文件资料销毁记录》，经主管领导批准签字后，指定专人销毁，并至少有一人监销。
第三节 GMP文件的分类
根据文件的定义：GMP文件是指一切涉及药品生产管理、质量管理的书面标准和实施中的记录结果，可分为两大类：标准和记录。
1、标准
（1）GMP标准概念：中华人民共和国标准化法》第三条规定：“标准化工作的任务是制定标准、组织实施标准和对标准的实施进行监督”。“标准化”的含义是，在经济、技术、科学及管理等社会实践中，对重复性事物和概念通过制定、实施标准，达到统一，以获得最佳秩序和社会效益的过程。“标准”的含义是，对重复性事物或概念所作的统一规定。它以科学技术和实践经验的综合成果为基础，经有关方面协商一致，由主管机关批准，以特定形式发布，作为共同遵守的准则和依据。
GMP标准是在药品的生产质量管理过程中预先制定的书面要求。俗话说的好：“没有规矩，不成方圆”。标准是衡量事物的一把尺子，标准必须依据科学技术和实践经验，经过充分协商，才能对具有多样性，相关性特征的事物，以特定的程序和形式颁发统一规定。这个统一规定就是大家必须遵循的标准。GMP的最终目的在于保证所生产的每一批成品质量均尽可能地与原设计一致，而标准化的实质和核心是“统一”。只有达到统一，才能保证市场销售的每批成品质量均尽可能与其设计一致。标准化是GMP所要求的重要内容之一；作为标准化成果的标准是药品GMP中生产管理和质量管理文件的重要组成部分。
（2）标准分类
标准可分为技术标准、管理标准、操作标准三大类。
A、技术标准
指药品生产技术活动中，由国家、地方、行业、及企业颁布和制订的技术性规范、准则、规定、标准、办法等书面要求。
GMP标准包括了产品工艺规程、质量标准（原料、辅料、工艺用水、半成品、中间体、包装材料、成品）。
B、管理标准
指企业为了行使生产计划、组织、指挥、控制、协调等职能而使管理过程标准化、规范化而制定的制度、规定、标准、办法等书面要求。
C、操作标准
指以人或人群的工作为对象，对工作范围、职责、权限、工作方法及工作内容考核等所制定的规定、标准、程序等书面要求。
2、记录
（1）GMP记录的定义：记录是反映药品生产质量管理过程中执行标准情况的结果。
记录的分类
（2）分类：记录可分为三大类：过程记录、台帐记录和凭证。
A、过程记录
为药品生产与质量保证过程中一切已完成的活动和达到的结果提供客观证据的文件，包括质量管理记录、批生产记录、检验记录、验证记录等。
B、台帐记录
为物料、产品流转与管理活动其结果依时间顺序提供客观证据的文件。包括各类台帐、编码表、定额表等。
C、凭证
指为生产活动和质量监控活动提供证据的文件，包括请验单、入库单、取样证、
待验证、合格证、不合格证及其它状态标识等。
3、标准与记录的关系
记录的依据是标准，即记录类文件的使用往往在标准中已做了详细规定。
记录必须与标准一致，即如何使用记录类文件、记录的内容、记录样张的审核，批准、执行等应与标准要求一致。
第四节 GMP文件的编制
1、文件编制的时间要求
生产开工前，新产品投产前，新设备安装前；
引进新处方或新方法前；
处方或方法有重大变更时；
验证前和验证后；
组织机构职能变动时；
文件编制质量改进时；
使用中发现问题时；
接受GMP检查认证或质量审计提出改进建议后；
自检发现问题时；
文件到有效期时。
2、文件的编制
所有关于药品生产、质量管理方面的文件均由QA文件管理员负责归档和管理。
文件的编码及版面设置：所有文件必须有系统的编码及修订号，并且统一由QA负责控制，以便于识别，控制及追踪，同时可避免使用或发放过时的文件。
（1）系统性：由质量保证部QA办公室统一分类，编码及版面设计，并指定专人负责编码，同时进行记录。
（2）准确性：文件与编码一一对应，一旦某一文件终止使用，此文件编码即告作废。
（3）可追踪性：根据文件编码系统规定，可随时查询文件的变更历史。
（4）稳定性：文件编码系统一经规定，一般情况下不得随意变动，以保证系统的稳定性。
（5）相关一致性：文件一经修订，必须拟定新的修订号，同时调整因该文件修订时引起的相关变动。
第五节 GMP文件编制的格式
1、首页：
在所有文件的正文之前，均有表头说明文件的基本属性，如下所示：
文件题目：文件题目应能清楚说明文件的性质，且字体加粗。
文件编号：按照《文件编号管理规程》编制。
复制份数：文件复印份数，用两位数来表示，01-99。
页眉和页脚：每份文件的每一页均在页眉注明公司名称、页码。在页尾注明“药品生产质量管理文件”
序号：正文序号用阿拉伯数字表示，如1、1.1、1.1.1，中间小圆点用半角，一级序号、二级序号及其题目，其字体加粗，序号后留一半角空格,再书写正文。
表头与正文间留一空行。正文中所涉及的文件和记录,记录中所涉及的文件和记录，其名称用“《》”括起来且字体加粗；每段段首留2个汉字空格开始书写，第二行顶格书写。行间距为1.5倍行距。
文件的起草、审核、批准按照《文件管理规程》中规定的责任人签字后，由QA部部长签发生效日期。
2、文件的输出格式
所有文件均用A4纸单面打印，页边距内侧为3cm，外侧为2cm。字体为宋体，字号为小四。
3、记录的格式：
记录通常用表格的形式来表示，其编写要求：
表头：一般用小三号黑题字；
内容：一般用小四号宋体字，但若内容较多，也可用五号宋体字；
记录编号：写在记录首页的左上角，用小四号宋体字，加粗；
4、文件内容要求:
（1）目的（简介） （2）范围（适用岗位）
（3） 责任 （4） 内容
5、文件制订原则
（1） 所有文件必须内容符合国家法规政策和GMP指导原则，用词确切、易懂；言简意赅，可操作性强。
（2）文件中涉及的关键词、专业名词术语、代号、有效数字等，应按国家有关标准规定或国际法规准则书写，避免使用已废弃的术语、代号等。
（3） 保密原则：文件避免涉及他人专利，防止侵权。凡涉及本单位保密项目的文件不应归入企业标准操作手册，在工作现场出现。
第六节GMP文件的编号管理
1、文件编号由文件管理员统一给出。
2、文件系统分为标准与记录二大类,GMP文件系统示意图:
技术标准
标准 管理规程
操作规程
GMP文件系统
管理记录
记录
操作记录
3、 每一类文件按其适用范围和GMP的实际内容分为：机构与人员、设备、物料、卫生、验证、文件、生产管理、质量管理、销售、自检，共10个主题。
4、 文件编号系统
（1）文件编号的组成
标准-主题+序号-版本号 即XX-XX+XXX- XX
（2） 标准代号:
技术标准：TS（Technical Standard的英文缩写）；
管理规程：SMP(StandardManagement Procedure的英文缩写)；
操作规程：SOP（Standard Operation Procedure的英文缩写）；
记 录：R（Record的英文缩写）；
（3）主题代号：用汉语拼音的缩写字母表示。如下表：
序号：000～999，用三位数表示。如001表示第一个文件，依次类推。
版本号：01-99，用二位数表示。如01表示文件第一版本，依次类推。
5、GMP文件的系统编号：按主题所属文件的多少，将文件序号进行分段管理。如下表：
