我们最重要的沟通手段之一

现在沟通的方式非常多，电话、微信、短信、邮件、RTX（工作版QQ）、钉钉。这些都非常好，效率也高。今天我们要谈的就是其中重要的一种，可能也是最常用的工作沟通方式。

老北今天为什么要写这个文章，就是发现工作中有些同事不太会写邮件，尤其是刚进入职场不久的新同学。很多啰里啰嗦的说不到重点，要不然看了你的邮件后不清楚你想干什么。

老北认为，能写一封简洁、意思明确、得体的工作邮件，是一件非常重要的事情。这个不仅反映了你的基本功，也能提高你的工作效率，还能帮助你赢得客户、同事、领导的好感。

（一）选择客户端

废话不多说，直接进入正题。

现在收邮件的客户端很多，老北使用过的两个都比较非常好用，推荐给大家：Foxmail和Outlook。如果有的选，首选Foxmail。

然后设置好，你的数据date是备份在哪里，千万不要备份在C盘了，万一电脑系统奔溃了，以前的邮件容易丢失。

再然后就是把客户端下载到本地，设置邮箱，这些都是技术问题，很好解决。

（二）模板设置

很多同学一打开新建邮件，就是一大块白板，结尾很多字都要自己敲上去，费时又费力，而且显得整个邮件很空，不专业。所以这时我们不妨去设置一个模板。以outlook为例，里面有创建或修改邮件的签名，更改默认字体等选项。在创建签名的时候，把自己的姓名、手机、固话—内部号、部门、申明等以及一些必要的信息（QQ/微信）都加上，对方在接收到你的邮件时，就清楚的知道你的信息，而你也不需要每次都把必要的信息手动输入。字体一般设置微软雅黑，最常用。

千万不要用一些花里胡哨的信纸，千万不要用一些花里胡哨的信纸，千万不要用一些花里胡哨的信纸！重点说三遍！

公司一般都会有对内邮箱和对外邮箱，签名设置会不一样，要懂得区分来设置。

outlook 设置界面

（三）写邮件之前的准备

同学们不要诧异，不就是一封邮件嘛，还需要准备？

是的，在你没有训练出基本功之前，还是多想想。即使以后很熟悉了，还是需要在脑中快速考虑下重点。

在写邮件的界面中，有几个关键点：收件人、抄送、密送、主题、内容、附件

收件人：你邮件主要写给哪些人，需要哪些人必须知道，哪些人必须回复。

抄送：你想要哪些人一同了解信息，不一定要回复，只需要知会就可以。

密送：这个用的很少。但是有些情况，你可能不希望其他收件人看到有这个人存在，所以用密送。

主题：简明扼要地阐述邮件的重点核心内容。

内容：写邮件要表述清楚哪些事情。

附件：其他重要的内容，资料等

在动手写之前，脑子里清楚的把整个事情想一遍，非常重要。

写邮件界面

（四）开始写邮件

最核心的关键点来了，也是本文的重点。在讲清楚这一节之前，问大家一个问题：

为什么在沟通方式琳琅满目的时代，邮件依然是沟通高效的工具之一？它有什么特别的优势？

答案是：你要把一件事很清楚的传达给一群人。

再岔开话题说一件关于工作中沟通的事情。当年老北刚入职场不久，一脑子热的投入工作，苦活累活干了不少，遇到了不少困难，需要跨部门协调，总觉得对方不支持，不给力！一气之下跑到对方部门的老总那里诉苦。

老总耐心的听完我一股脑子的诉苦，说了一句话让我至今难忘的话：“小北，你想要我做什么？”我一下子蒙圈了，我想要对方部门老总干什么？需要协调人吗？还是投诉对方部门不配合？还是需要对方老总亲自出马？

我的目的绝不是单单跑去诉苦！但是我的行为和我思考方式，最后达成的效果就是这样。看到没有，这就是无效沟通。

所以这句话一直在我脑海中盘旋，每次我需要和对方沟通的时候，就会浮现出这句话。这句话的核心就是：

你沟通的目的是什么？

大家千万不要认为这个简单，反思一下，工作中生活中，说来说去都讲不清楚事情的人还少吗？

不信，那么我再举几个简单例子。对方给我发的邮件中

老北，明天下午两点我们开个会，讨论下XX产品的研发进度和市场推广策略。

觉得熟悉不？是不是收到过很多这样的邮件。

大家觉得上面沟通是有效果的吗，发给我的邮件，让我清晰的知道我要做那些事情了吗？

上面的邮件少了哪些内容呢？简单说几点：

• 与会人员有哪些

• 会议地点在哪里，会议时间是几点到几点

• 需要我召集哪些人，市场的还是研发的，还是都要。需不需要其他人旁听？

• 目前的研发进度到什么程度了？目前有没有初步的市场推广策略？

• 会议后要形成什么成果物

很多时候，我们往往没有真的想清楚沟通的目的是什么，就开始了沟通，所以会有很多无效沟通或者要反复沟通很多次。

这些都想清楚了，再开始写邮件就简单了。

收件人是主要沟通的对象，一个人或者几个人，清楚明白的表达出你想要表达的事情，需要对方做哪些事，有哪些约束条件（时间点、人、费用等），标点注意，语句通畅，没有歧义。文字不要各种颜色，大小不一样。重点需要对方关注的，可以用颜色字体突出。

抄送相关人员，让他们也知会。方便以后沟通的时候，对方比较清楚事情的经过。

主题简单概括主要内容，以后对方查找邮件也方便。

附件，不要忘了附上了。附件的名称也很重要。不要一个新建WORD就上去了。写清楚附件名称，时间。

回复别人的邮件也是一样的道理，思考方法正确了，我们的工作就是有成果的，效率也能提升较多。

还有几个细节要注意：“全部回复”的时候，要考虑下，你回复的邮件是不是需要所有人都看到。尤其是外部邮箱，和客户交流的时候。客户可能对他的供应商群发了询价邮件，你群回了邮件，就等着拎包走人吧。

好了，今天就说到这里，以后找个机会，老北再仔细和大家聊聊沟通这个话题，这个东西可是我们一生都需要学习的。老北也在路上，和大家共勉。

文／北石南（简书作者）

原文链接：http://www.jianshu.com/p/fa03d14c266d

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