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编者按：随着当今国际贸易飞速发展，商务信函作为传递商业信息的主要手段，发挥着重要的作用。专业的商务信函好比公司的形象大使，会给对方留下良好的第一印象，有助于打造成功的公司形象，加快业务拓展。本文编译自Enrique Dans在LinkedIn上发表的题为“It’s time to rethink the corporate email”的文章。
与协作环境相比，商务邮件往来劣势明显、效率低下，但依旧是十分常见的职场沟通工具。这类公司一般工作效率极低，犹如一台笨重迟缓的机器。员工也时常会想，如果每一封邮件都要回复，这一整天也不用干其它事儿了。邮件往来扼杀了工作效率，也决定了该公司与时俱进的能力。
单独考虑这一个“恶习”，问题好像并没有那么严重，但如果类似的“不良风气”泛滥成灾，形势便会急转直下。在许多公司里，滥用“抄送”，使邮件往来变成了一个“恶性循环”：越是位居高位的管理者，越容易将邮件抄送给更多的人。当电子邮件免责声明、一系列晦涩难懂的法律声明、保密协议和其它毫无价值的信息，全都自动附在邮件里，收件人便难以分清邮件内容的“轻重缓急”，事后也难以回想起一次重要谈话的内容。
“电子邮件免责声明”早已不再是什么新鲜事儿了，对于这个话题的讨论无数，普遍认为：是否具备法律效应，尚待商榷。实际上，在邮件底部附上“电子邮件免责声明”几乎没有任何作用，只是那些“没事找事”的法律顾问在“自导自演”罢了。它们除了占用空间，并无它用，并且会给收信人留下了一种“过时”的印象。问问你公司的法务，为什么每封邮件的底部都有“免责声明”，如果他们告诉你，这是必不可少的，赶紧把他们给炒了，另寻他人吧。你会省下一大笔时间。
在对外通讯时，另一个惯常的做法便是“no-reply”邮件。也许是出于邮件营销的目的，你给客户发送了邮件，但邮箱地址却是“no-reply”（提示收信者不必回复，回复了对方也不会接收，或者说也没人负责查看）。但如果收信人对邮件内容很感兴趣，或者想进一步咨询一下，他们上哪儿找你？一言以蔽之，这是应当杜绝的陋习。
在邮件底部插入logo已经够糟了，添加一堆“社交链接”，每个链接还另附图片文件，更是令收件人苦不堪言。问题不在于所占的空间，附上图片文件，迫使收件人不得不接收一些毫无用处的信息，并且日后若想检索、定位特定信息时，会造成一定的困难。正确的做法是，在邮件底部，以文本的形式，附上寄信人的联系信息（电话、地址等），但不要有任何图片。
如果贵公司的市场部坚持认为，这个logo很“萌”，光是设计就花了不少钱，要求你一定要在各种场合上“秀”出来。告诉他们，拿出更好的点子，比如将这个logo纹在每位员工的额头上。
电子邮件已经成为了我们与人交流的主要手段。由于“习惯”使然，一些坏习惯久久难以根除：没有人质疑它们的实用性。在邮件往来时，我们要做到十分谨慎：不到万不得已，尽量不要使用；若要使用，一定要回避那些惹人厌烦、占用时间的内容。无论何时何地，三思而后行，永不为过。
（36氪编译组出品，未经允许严禁转载。编辑：郝鹏程）