返回目录：电脑怎么了
文/余小鱼 图/网络
-1-
先来做一个测试吧。
每一个问题只要回答：是，或者否。
请选择：
1. 通过电脑、移动设备如智能手机、平板电脑等收取邮件时，你取消了提示音和提示图标。
2．你每天会多次分批处理邮件。
3.对于邮件的处理，你不单单只是查看，还会进行删除、转发、存档、修改或列入日程等其他操作。
4.工作结束后你会清理收件箱。
5.邮件中的任务或日程会被自动列入待办事项列表，并得到及时处理。
6.处理邮件时，你会遵循一定的规则，例如发件时会抄送副本、发件有明确的事由、每封邮件仅含一个主题、自动署名、合理分组联系人等。
7.你能及时或在约定的答复期限内，处理所有重要的收信或发信。若不能及时答复，也会告知对方。
通过这项自测，你可以了解自己目前处理电子办公的水平，找到自己有待进一步改善的方面，你应该注意那些你的答案为“否”的问题，他们正是你目前亟待解决的不足。
-2-
这让我想起了七年前的自己。
那时刚来公司，是职场上的小小菜鸟，我的工作每天要跟很多表格打交道，每天下班前发邮件也是工作的一部分。
一天我正在工作，领导突然过来了。他没有说话，只是顺手在电脑屏幕上方轻轻一拭，然后望着食指上的灰尘，笑着说到：“看来这里没有擦吗？”
那一刻，我的脸红了。我没有注意到每个细节，领导的细致和认真让我自愧不如。
领导转到我的电脑前面，当时我正在准备发邮件。在打开的网页上不停在搜罗网易邮箱这几个字。领导看出了我的窘迫，用一种建议性的语气说到：“对于一些日常中用到的网页可以收藏起来，这样下次用起来方便。”
也许这并不是什么重要的工作要诀，或者说这是工作常识。可是对于我这种农村来的职场小白来说，每一点认知都是提高工作能力的重要方面。从此后，我更加勤奋好学，主要是不想让自己去别人拉开的太远，领导再吩咐工作的时候可以更高效的完成。
功夫不负有心人，七年后的今天我已经可以在工作中独当一面，领导交给我的工作也总能轻而易举地完成。虽然当初的那位领导已经离开，但是他在工作上给我的引导和帮助足以让我受益终生。
当我偶然间看到德国效率专家约根·库尔兹的《极简工作Ⅱ——打败拖延和焦虑，从整理电脑开始》这本时，脑海里一下就想起了他，是他让我学会了如何更高效的完成自己的分内工作。
-3-
信息时代，我们的焦虑和压力，很大程度上来自信息庞杂的虚拟世界。大量待处理的邮件、不断累积的任务、持续增长的信息量严重困扰着我们。
就拿我们天天打交道的电子邮件来说吧。尽管电子邮件有许多优点，但如今却有很多人将它视为时间和精力的“掠夺者”。其实，错不在电子邮件，并不是电子邮件本身给我们带来了这样的烦恼。问题的关键在于，我们如何使用电子邮件。
针对此问题，德国效率专家约根·库尔兹在《极简工作Ⅱ——打败拖延和焦虑，从整理电脑开始》一书中给出了专业的指导和建议：
⑴优化邮箱设置
遵循邮件为中心工作服务的原则进行邮箱设置，采纳以下行之有效的建议：
✔关闭收信的声音和图标提醒。
✔隐藏不重要的邮件提醒信息，例如信头完整信息、邮件大小、邮件优先级等。
✔ 信件往来意味着发送新邮件伴随着接收新邮件。设置你的邮箱收取那些你真正需要的邮件，摆脱收取邮件时需要投入大量精力进行处理的困扰。
这样做的好处：你可以先发制人、更好地专注于当下的任务。除此之外你能彻底清空收件箱，而无须担心引起问题，也不必受大量邮件自动回复的困扰。工作快人一步提高了工作效率；而一味追随别人的脚步作出回应，则会饱受工作的困扰。
⑵清理收件箱
设置一个名为“之前的邮件”的文件夹，并将大量未处理的邮件从“未读邮件”转移到这个文件夹。如此一来，你就重新得到了一个干净的收件箱。根据工作需要，你会知道如何处理这些转移了的邮件并始终保持收件箱干净整洁。
这样做的好处：一切又可以从头开始，从处理新收到的邮件开始，这对于提高效率非常重要，否则你将始终停留在过去而毫无进步。干净的收件箱如同干净的桌面一样能给人以舒心的感觉。
⑶给邮件一个“家”
重新设置与工作相匹配的分类文件夹层级，只要几个文件夹就足够了。可以参考以下几条建议：
✔已处理邮件”文件夹：所有已经处理过的邮件收录于此。如果日后工作中需要这些邮件，可以通过查找功 能轻松查阅。
✔“待处理邮件”文件夹：在这个文件层级之下将邮件标记为待处理状态，当任务内容进一步完善后再对邮件进行处理。点击这个文件夹即可显示，哪些邮件仍处于待处理状态。如果情况允许，你应该就邮件内容进行追问。如果完成了工作，即可把相关邮件转移到“已处理邮件文件夹。值得注意的是：这个文件夹中的信息不应当是一潭死水，只有里面的信息不断流动更新，设置这个文件夹才有意义。
✔“临时邮件”文件夹，例如专为“专题讨论会”设置的临时邮件文件夹：所有与专题讨论会相关的邮件存储于此。会议结束后，你可以将这个临时文件夹整个移入“已处理邮件”文件夹。
这样做的好处：你无须浪费时间思考，一封已被处理过的邮件需要置于哪个文件夹之下。查找过时的邮件也能更加迅速。
⑷集中时间处理邮件
为处理邮件规划整段的时间，这对于提高处理效率很有帮助。这样一来你就不会因为邮件处理而影响到自己的其他工作。你最好根据每日的工作流程来合理安排处理邮件的时间，例如你可以在午休前规划一段时间、在下班前规划一段时间，来专门处理邮件。对于你自己来说，一方面你不用总是为了单独处理每一封邮件而花费时间和精力，另一方面邮件回复也变得更加简明却不失精确，相信你的同事也会因此感谢你。
为处理邮件设置整段时间，最长不应超过30分钟，这已被证实是最有效率的规划。如果你还需要规划划其他的处理时间，那么你可以在吃早饭前或者喝下午茶前规划半个小时处理邮件。相信你已经掌握了规划的技巧。
在规划时间内，你并没有处理完所有的邮件，这也不要紧。尽可能在这个时间段内完成你能做到的事情即可，重要的是被打开查看的邮件切切实实被“处理了。
⑸为工作团队制定邮件收发规则
在很多工作团队甚至企业中没有统一的邮件收发规则。邮件得不到及时回复就会造成员工沟通不畅，进而导致工作压力和冲突。
下面几点建议的确行之有效：
✔邮件收发规则应该由团队成员共同制定。每个成员都有否决的权利。这样大家才能达成普遍的共识，规则才能得到遵守。
✔邮件收发规则不要太过复杂，一页就足够了。
✔不要将标准定得过于苛刻，重要的是规则得到有效遵守。后期可根据实际需要进行调整。
✔也请记得将邮件收发规则告知新同事和实习生。
⑹提高效率目标达成
你可以根据自己的需要使用处理邮件的技巧。与此同时，如果你和同事一同优化邮件的使用策略提高效率的话，这些建议将发挥更大的作用！
此外，不要把计划做得太大。重要的是，切莫守株待兔。行胜于言，要真正运用这些方法来提高办公效率。
我是余小鱼，认真生活的小女子一枚，前路漫漫，但求落幕无悔。喜欢我，就关注我吧！